業務委託契約書を電子契約に！導入のメリット・法的効力・注意点を行政書士が徹底解説
- fg-all
- 6月5日
- 読了時間: 9分
フリーランスとの業務委託、外部企業への発注、顧問契約など、ビジネスにおいて「業務委託契約書」を締結する機会は非常に多いものです。しかし、紙の契約書では、**「印紙税が高い」「郵送の手間とコスト」「契約締結までの時間」「保管場所の確保」**といった様々な課題を抱えていませんか？
このような課題を解決し、業務効率を劇的に向上させるのが**「電子契約」**です。ペーパーレス化の流れや、働き方の多様化に伴い、業務委託契約書を電子化したいというニーズは、企業規模を問わず高まっています。しかし、「本当に法的効力はあるの？」「導入は難しい？」「セキュリティは大丈夫？」といった疑問から、なかなか導入に踏み切れない方もいらっしゃるかもしれません。
【ブルーナ行政書士】は、電子契約の導入支援や、電子契約書のリーガルチェックを通じて、多くの企業や個人事業主の業務効率化とリスク低減をサポートしています。この記事では、業務委託契約書を電子化するメリットから、法的効力の根拠、具体的な導入ステップ、そして実務上の注意点までを、専門家である行政書士が徹底的に解説します。電子契約を導入し、業務委託のフローをスマートに刷新し、あなたのビジネスを次のステージへと進めましょう。
基礎：業務委託契約書を電子化するメリットと法的根拠
業務委託契約書を電子化することには、多岐にわたるメリットがあり、これらが導入ニーズの高さに直結しています。そして、そのメリットを安心して享受するためには、電子契約の法的根拠を理解しておくことが不可欠です。
業務委託契約書を電子化する大きなメリット
コスト削減：
印紙税が不要： 紙の契約書に貼る印紙税は、契約金額に応じて数千円から数十万円かかりますが、電子契約書は課税文書に該当しないため、印紙税が不要です。これは特に、頻繁に業務委託契約を締結する企業にとって大きなコスト削減になります。
郵送費の削減： 契約書の郵送にかかる切手代や封筒代が不要になります。
印刷費の削減： 契約書を印刷する用紙代やインク代が不要になります。
業務効率化とスピードアップ：
契約締結までの時間が大幅短縮： 郵送によるやり取りが不要になり、数日〜数週間かかっていた契約締結が、最短数分〜数時間で完了します。急ぎの案件でも迅速に対応できます。
管理業務の効率化： 電子データで一元管理できるため、物理的な保管場所が不要になり、検索や閲覧も容易になります。ファイリングや倉庫管理の手間も削減されます。
承認フローの簡素化： 電子契約システム上で承認フローを設定できるため、社内での回覧や押印の手間も省けます。
コンプライアンス強化とセキュリティ向上：
非改ざん性の確保： 電子署名やタイムスタンプによって、契約書が署名後に改ざんされていないことを技術的に証明できます。
アクセス権限管理： 契約書へのアクセス権限を細かく設定できるため、情報漏洩リスクを低減できます。
災害対策： 物理的な災害（火災、地震など）による契約書の紛失・破損リスクがなくなります。クラウド上で安全に保管されるため、いつでもどこでもアクセス可能です。
電子契約書の法的効力と根拠
「電子契約書は本当に法的に有効なの？」という疑問に対しては、**「特定の要件を満たせば、紙の契約書と同様に法的な効力を持つ」**と明確に言えます。その根拠となるのは、主に以下の法律です。
電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）：
電子契約書の法的効力の根幹をなす法律です。
「本人による電子署名」が行われ、「当該情報が改ざんされていないこと」が証明できれば、その電子契約書は**「真正に成立したものと推定される」**と定めています。これは、紙の契約書における「署名押印」と同等の推定効力を与えるものです。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）：
契約書も国税関係書類に該当するため、この法律の対象となります。
電子データとして保存する場合の要件（真実性の確保、可視性の確保など）を定めており、電子契約書を適法に保存するためのガイドラインとなります。
これらの法律に則り、信頼できる電子契約サービスを利用することで、業務委託契約書を電子化しても、その法的有効性は何ら問題ありません。
導入実践：業務委託契約書を電子化するステップと注意点
業務委託契約書を電子化する具体的なステップと、導入・運用にあたって特に注意すべき点を解説します。
ステップ1：電子契約サービスの選定
市場には様々な電子契約サービスがあります。自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。
チェックポイント：
法的要件への準拠（電子署名法など）： 最も重要です。
機能性： テンプレート作成、承認フロー、一括送信、保管・検索機能など。
セキュリティ： データ暗号化、アクセス管理、監査ログなど。
操作性： 契約相手も利用しやすいか。
費用： 月額料金、従量課金、初期費用など。
サポート体制： 導入時のサポート、困った時の問い合わせ窓口。
（例：GMOサイン、クラウドサイン、Docusignなど）
ステップ2：社内体制の整備とルールの策定
電子契約を導入するにあたり、社内の運用ルールを明確にする必要があります。
稟議・承認フローの見直し： 紙の契約書とは異なる電子契約の承認プロセスを確立します。
契約書作成・チェック担当者の教育： 電子契約システムの操作方法や、電子契約特有の注意点（例：書面交付義務がある契約の確認）などをレクチャーします。
保管方法のルール化： 電子帳簿保存法の要件に基づき、電子契約書の適切な保管方法を定めます。
ステップ3：契約相手への説明と同意
業務委託契約は相手方との合意が必要です。電子契約への移行について、事前に相手方の理解と同意を得ましょう。
電子契約導入のメリット説明： 印紙税不要、締結スピードアップなど、相手方にとってもメリットがあることを伝えましょう。
操作方法の案内： 相手方がスムーズに署名できるよう、操作ガイドや説明動画などを準備すると親切です。
電子契約サービスへの登録案内： サービスによっては相手方もアカウント登録が必要な場合があります。
ステップ4：既存契約書からの移行・新規契約書の作成
既存契約書の対応： 現在紙で締結している業務委託契約を、電子契約に切り替える際は、既存契約の変更合意書を電子契約で締結するか、契約期間満了後に電子契約で再締結するなどの方法が考えられます。
新規契約書のテンプレート作成： 電子契約用に、業務委託契約書のテンプレートを作成します。紙の契約書と内容に大きな違いはありませんが、電子署名に関する文言を追加する場合もあります。
ステップ5：導入後の運用と定期的な見直し
システムの活用： 契約書の作成、送信、署名依頼、保管、検索など、システムの機能を最大限に活用し、業務効率化を図りましょう。
法改正への対応： 電子帳簿保存法など関連法規は改正される可能性があります。常に最新情報を把握し、必要に応じて運用方法を見直しましょう。
セキュリティ対策： 電子契約サービス提供側のセキュリティ対策だけでなく、自社でのパスワード管理やアクセス権限の見直しなども継続的に行いましょう。
実務上の注意点：業務委託契約書を電子化する際の落とし穴
電子契約は便利ですが、導入にはいくつかの注意点もあります。特に業務委託契約書を電子化する際に気をつけたい点をまとめました。
全ての業務委託契約が電子化できるわけではない
法律で書面での作成が義務付けられている契約（例：定期借地契約、事業用定期借地契約など）は、電子契約では締結できません。
ご自身の業務委託契約が、電子化可能かどうかを事前に確認しましょう。
相手方の「理解度」と「協力」が不可欠
相手方が電子契約に不慣れな場合、導入を拒まれたり、手続きに時間がかかったりすることがあります。
丁寧な説明とサポート体制を準備し、相手方の理解を得ることがスムーズな移行の鍵です。
電子署名の種類と法的効力
電子署名には、署名者が自身の電子証明書を用いる「当事者型電子署名」と、電子契約サービス事業者が署名代理を行う「事業者型電子署名（立会人型）」があります。
一般的な電子契約サービスで利用される事業者型でも法的効力は認められますが、より厳格な本人性が必要な契約では、当事者型電子署名の利用も検討が必要です。
セキュリティ対策の確認
利用する電子契約サービスが、情報漏洩や改ざん対策を十分に講じているかを確認しましょう。SSL/TLS暗号化通信、多要素認証、定期的なセキュリティ監査の有無などです。
自社での情報管理体制（アクセス権限設定、パスワード管理など）も徹底しましょう。
保管方法と電子帳簿保存法への対応
電子契約書は、電子帳簿保存法の要件に従って保存する必要があります。検索機能の確保、真実性・可視性の確保など、法令遵守を意識した運用が必要です。
多くの電子契約サービスはこれらの要件を満たす機能を備えていますが、念のため確認しておきましょう。
まとめ：業務委託契約書の電子化で、ビジネスの未来を拓く
業務委託契約書の電子化は、単なるペーパーレス化に留まらず、コスト削減、業務効率化、契約締結のスピードアップ、さらにはコンプライアンス強化とセキュリティ向上まで、多岐にわたるメリットをビジネスにもたらします。これは、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する上で不可欠な要素と言えるでしょう。
電子契約は、電子署名法や電子帳簿保存法という明確な法的根拠に支えられており、適切に導入・運用すれば、紙の契約書と同様、いやそれ以上の証拠能力を持つことができます。
【ブルーナ行政書士】は、業務委託契約書の電子化を検討している皆さんのパートナーとして、最適な電子契約サービスの選定から、法的要件の確認、社内ルールの策定、契約相手への説明、そして既存契約書からの移行支援まで、導入に関するあらゆる段階でサポートいたします。
あなたのビジネスをよりスマートに、より安全に。業務委託契約書の電子化は、そのための強力な一歩です。電子契約の導入や運用に関する疑問、不安があれば、どうぞお一人で悩まずに、私たちブルーナ行政書士にご相談ください。
Comments